Privacyverklaring

SouthLake, handelend onder de naam HelloLake, is verantwoordelijk voor persoonsgegevens die wij voor onze website, contactaanvragen, administratie en accountbeheer verwerken.

Wanneer HelloLake telefoongesprekken en bestellingen afhandelt in opdracht van een klant, is die klant de verwerkingsverantwoordelijke en is SouthLake de verwerker. Daarvoor geldt onze verwerkersovereenkomst.

Afhankelijk van je gebruik verwerken wij:

• naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en bericht uit een contactaanvraag;
• accountgegevens, rollen en de bedrijven waartoe een gebruiker toegang heeft;
• telefoonnummers, gespreksduur, gespreksuitkomst, gesprekstekst en een tijdelijke geluidsopname;
• bestelgegevens, zoals naam, telefoonnummer, producten, notities en gewenste ophaaltijd;
• gegevens voor een optionele sms-bevestiging en de verzendstatus daarvan;
• technische beveiligingsgegevens, waaronder een tijdelijk gehashte versie van het IP-adres bij het contactformulier.

Wij vragen niet om bijzondere persoonsgegevens. Deel zulke gegevens daarom niet in een vrij tekstveld of telefoongesprek als dat niet nodig is.

Wij verwerken gegevens om aanvragen te beantwoorden, accounts en abonnementen uit te voeren, telefoongesprekken volgens de instructies van de klant af te handelen, bestellingen door te geven, sms-berichten te versturen, de dienst te beveiligen en aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

De grondslag is, afhankelijk van de situatie, de uitvoering van een overeenkomst, het nemen van stappen vóór een overeenkomst, een wettelijke verplichting of ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en goed werkende dienstverlening. Als toestemming wettelijk nodig is, vragen wij die vooraf.

Een ondernemer die HelloLake inzet, bepaalt waarom en hoe gesprekken van zijn bellers worden verwerkt. Die ondernemer moet bellers passend informeren. HelloLake verwerkt de spraak, gesprekstekst en bestelgegevens alleen om het gesprek volgens de ingestelde afspraken af te handelen en de ondernemer inzicht te geven.

De dienst maakt gebruik van kunstmatige intelligentie. Een beller kan vragen om doorverbinding wanneer de ondernemer die mogelijkheid heeft ingesteld. Deel geen gegevens die niet nodig zijn voor de vraag of bestelling.

Wij gebruiken leveranciers die alleen gegevens ontvangen voor hun deel van de dienstverlening:

• Lovable Cloud voor hosting en de beveiligde technische omgeving;
• ElevenLabs voor de spraakagent, transcriptie en tijdelijke gespreksaudio;
• Twilio voor telefonie en sms;
• Resend voor verzending van contactaanvragen;
• Google, alleen wanneer een gebruiker kiest voor inloggen met Google.

Wij verkopen persoonsgegevens niet en gebruiken ze niet voor advertenties.

Sommige leveranciers of hun subverwerkers kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Wij gebruiken daarvoor de waarborgen die in hun verwerkersafspraken zijn opgenomen, zoals een adequaatheidsbesluit, bindende bedrijfsvoorschriften of de door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen.

• bestellingen en gespreksteksten: maximaal 12 maanden;
• geluidsopnames van gesprekken: ongeveer 30 dagen, zolang de leverancier de opname beschikbaar houdt;
• contactaanvragen: maximaal 12 maanden na de laatste inhoudelijke behandeling;
• klant- en accountgegevens: uiterlijk 90 dagen na het einde van het abonnement verwijderd of geanonimiseerd.

Gegevens die nodig zijn voor een wettelijke administratie, een lopend geschil of fraudepreventie kunnen langer worden bewaard zolang dat noodzakelijk is. Daarna verwijderen of anonimiseren wij ze.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Toegang is beperkt per bedrijf en rol, gevoelige instellingen worden afgeschermd, verbindingen zijn beveiligd en beheertoegang wordt gecontroleerd. Medewerkers en ingeschakelde partijen zijn gebonden aan geheimhouding. Geen systeem is volledig zonder risico; bij een beveiligingsincident volgen wij de wettelijke meld- en informatieplichten.

De openbare website gebruikt geen advertentie- of trackingcookies. Noodzakelijke opslag wordt gebruikt om te onthouden dat deze melding is gesloten. In de ingelogde omgeving wordt noodzakelijke opslag gebruikt voor de beveiligde sessie, het gekozen bedrijf, printerstatus, een tijdelijke terugkeerpagina na inloggen en de stand van de zijbalk.

Omdat deze opslag nodig is voor de werking en beveiliging, vragen wij hiervoor geen toestemming.

Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht of bezwaar. Je kunt ook een eerder gegeven toestemming intrekken. Dien je verzoek in via de contactpagina. Wij kunnen om aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren en reageren in beginsel binnen één maand.

Gaat je verzoek over een gesprek of bestelling bij een klant van HelloLake? Neem dan eerst contact op met die ondernemer. Wij helpen die ondernemer bij de behandeling van je verzoek.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

SouthLake, Zuidermeerweg 2, 1652 CR Zuidermeer, KvK 68277202, btw-id NL002122000B15. Voor privacyvragen kun je de contactpagina gebruiken of bellen met 06 53681038.

Wij passen deze verklaring aan als de dienstverlening of wetgeving verandert. De actuele versie staat altijd op deze pagina.